いまさら聞けないChatGPT（生成AI）講座第4回

2025/05/02 10:00

1．仕事で作業効率アップ集

ChatGPTの基本的な使い方は前回までの内容で一通りご理解いただけたと思います。
今回は、仕事で守りの戦略として「経費節約」につながる使い方を幅広くご紹介いたします。
総じて、文章やデータを扱う定型業務が多く、人手不足や生産性向上の課題を抱える組織ほどChatGPT導入のメリットが大きいと言えます。
以下は、事務作業別にChatGPTが活用できる例の一覧です。（図1）

作業カテゴリ	活用内容	ChatGPTの使い方
メール対応	定型メールの自動作成、返信案の作成	件名や宛先、内容のポイントを入力すると、適切な文章を作成
議事録作成	会議メモから要約文や正式な議事録を生成	会議のメモや録音内容の文字起こしを貼り付けて要約指示
書類作成	稟議書・報告書・申請書・案内文などの雛形作成	「稟議書のテンプレを作って」などと指示すれば自動生成
スケジュール調整	曜日や日程の候補整理、案内文作成	「以下の候補日からメール文を作って」などの指示で対応
議案準備	会議用の検討資料や意見要約を作成	話し合いたいトピックを入力して、論点整理や要約生成
社内周知	社内掲示・通達文の作成	通達内容を短くまとめた文や表現の調整も可能
データ整理	Excel用の関数生成、表の要約、項目抽出	「このCSVから重複データを抜いて」などの指示が可能
マニュアル作成	操作手順や社内マニュアルの作成補助	手順を箇条書きにして渡せば読みやすく整形してくれる
電話応対メモ整理	電話対応のメモから報告用文を作成	伝言内容の要点を伝えると報告文に整えてくれる

図1：事務作業の効率化活用一覧

上記の内容から代表的なものをいくつか具体例をご紹介いたしましょう。

1-1．メール対応

どの職場でも役立つ事例の筆頭が、クレームやミス対応時の「謝罪文」の書き方です。
上手な謝罪の仕方が身についていないと炎上案件になりかねません。謝罪をするときに気を付けるべき点と、上手な書き方もChatGPTが教えてくれます。（図2、図3）

メール対応で謝罪文意外の例を挙げてみます。（図4）

シーン	ChatGPTでできること	指示の例（プロンプト）
お礼メールの返信	丁寧なビジネス文を自動生成	「顧客からイベント参加のお礼メールが来ました。こちらもお礼を返信したいので、丁寧な文面を作ってください」
日程調整の案内	候補日を整理し、わかりやすい調整メールに	「以下の3つの日程候補を送って、会議調整のメールを作ってください：4/25午前、4/26午後、4/30終日」
業務報告の送付	実績報告やToDoのまとめメール作成	「以下の業務実績を上司に報告するメールを作ってください：A案件完了、B案件は進行中、C案件は来週開始予定」
社内連絡メール	周知事項を読みやすく文章化	「オフィスの空調点検が4/27の15:00〜17:00にあります。全社員に周知するメールを作ってください」
契約更新の案内	契約満了前にリマインドと更新案内を送付	「顧客A社に契約更新の案内メールを作ってください。契約は5月末で終了。更新希望の返信を4/30までにお願いしたい旨を含めてください」

図4：メール対応の活用法

このように、シチュエーションごとに文面のテンプレート（ひな型）をあらかじめ用意しておくと、作業効率がアップします。
また、英文で届いたメール文面をChatGPTに日本語翻訳させたり、返信文を日本語で書いた文章を英文にして送信するなどの活用も便利です。

1-2．議事録作成

議事録の作成は最も工数を削減できる作業の一つと言えます。
まだ議事録の決まったフォーマットが用意できていない職場でしたら、議事録のテンプレート（ひな型）をChatGPTにつくってもらうところから始めると良いでしょう。（図5)

会議の内容をテキストに文字起こしができていれば、以下のようにChatGPTに指示を出して要約・整理しましょう。（図6）

シーン	ChatGPTでできること	指示の例（プロンプト）
会議メモからの要約	手書き・口頭メモを要点整理し、議事録風に整形	「以下は今日の会議メモです。議題・発言者・結論ごとに議事録を作ってください：〇〇、△△…」
録音の文字起こしを整える	音声文字起こしを自然な文章にリライト	「以下は会議の文字起こしです。話し言葉をビジネス文に整えてください：…」
発言者ごとの整理	混在した会話ログを、発言者別に分類	「以下の会話文を発言者ごとにまとめて、誰が何を言ったか整理してください」
論点別の議事録作成	会議の中で出た論点ごとに構造化	「次の内容をもとに、テーマ別にまとめた議事録を作ってください：議題A→意見1,2… 議題B→…」
議事録の共有用要約文作成	全文から冒頭に載せる要約を自動生成	「この議事録の冒頭に入れる要約文（3行程度）を作ってください。ポイントは決定事項と今後のアクションです」

図6：議事録作成の活用法

文字起こし作業そのものも、録音データを生成AIで文字起こしできるサービスやアプリ（LINE CLOVA Note、Notta、AutoMemoなど）がありますので、それらを活用するのも良いですね。
これらの自動化ツールを使うと、会議の進め方も変わってきます。今までの誰でも自由に発言していたスタイルから、まとめ役（ファシリテーター）が「今の〇〇さんの発言について、〇〇課の〇〇さんはどう思いますか？」など、発言した人が誰かを判別しやすく記録を残す方法が効率的であることがわかるようになります。

1-3．書類作成

前回は稟議書の例を取り上げましたが、以下のように様々な書類の作成にChatGPTを役立てることができます。（図7）

書類タイプ	活用内容	指示の例（プロンプト）
業務マニュアル	操作手順や業務の流れを整理して、わかりやすく文書化	「新人向けに、備品発注の流れをまとめた業務マニュアルを作って。手順・注意点・問い合わせ先も含めて
報告書	業務報告・トラブル報告・訪問報告などを整った形式に	「以下の出来事を報告書にして：4/22 15時、A社を訪問し提案資料を提示、〇〇という反応だった」
案内文／通知文	社内外への連絡を正しい敬語で整形	「社内全体にイベント開催の案内を送る文を作って。日時、場所、対象者を含めて」
申請書	休暇・備品・出張・経費などの申請文面	「出張費用申請書を作って。行き先は大阪、日程は5/10～5/12、目的は顧客訪問」
契約書ドラフト	雛形から簡易契約書を自動作成（※法的な最終確認は人手で）	「業務委託契約書の雛形を作って。業務内容：WEB制作、期間：6ヶ月、報酬：月額30万円」

図7：書類作成の活用例

「業務マニュアル」づくりをはじめとして、業務の属人化防止・新人教育の効率化にも役立ちます。

業務マニュアルを手順付きで作ることも可能です。（図8）

また、必要に応じてChatGPTの文面をPDF形式やWord形式のファイルとしてダウンロードさせられます。

1-4．データ整理

各職場でエクセルなどの表計算ソフトを使ってデータを集計する業務がありますが、この表についてのデータ整理もChatGPTの力を借りることができます。（図9）

シーン	ChatGPTでできること	指示の例（プロンプト）
重複データの検出	名簿や商品のリストなどから重複行を抽出・削除	「この社員リスト（CSV）から重複する名前と部署の行を抽出して」
数値集計と平均	売上・勤務時間・点数などの平均や合計を自動計算	「この売上のデータの平均・最大・最小・合計を出して」
日付フォーマットの統一	バラバラの日付形式（例：2024/4/1、4-1-2024など）を統一	「この列の日付をすべて『YYYY年MM月DD日』形式に統一してください」
カテゴリごとの分類	商品や案件などをカテゴリ別に分類・要約	「この商品リストをカテゴリ別に集計して、それぞれの件数を出して」
テキストの整形	名前の全角⇔半角変換、アルファベットの大文字化など	「このCSVの名前欄を全角カタカナに統一してください」

図9：データ整理の活用例

また、Word報告用に「集計結果＋グラフ＋要点まとめ」も自動出力が可能です。

1-5．事務作業の応用例

ChatGPTで書類を作成・編集する活用方法はまだまだあります。
応用例として、プロンプトテンプレート集のまとめ、社内FAQ（よくある質問と回答・OJT用）の作成、法令・制度の概要調査、タスク整理としてのアクションリストの作成などができます。

1-6．ビルメンテナンス業務向け活用例

ここまで一般的な職場の例をまとめてきましたが、ビルメンテナンス業務向けにChatGPTがどんなことができるかを一覧にしてみました。（図10）

業務カテゴリ	ChatGPTでできること	指示例（プロンプト）
点検・作業報告書の作成	作業記録から報告書を整形し、文章にまとめる	「以下は空調点検の記録です。報告書形式にしてください：…」
作業マニュアルの整備	点検・清掃の作業手順を文書化	「新入社員向けにエレベーター点検の手順書を作ってください」
巡回スケジュール作成	担当ごとの予定表を作成	「今週の巡回スケジュールを3人分作成してください。ビルA・B・Cをカバー」
スタッフ教育資料の作成	基本作業や安全注意点を資料化	「新人向けに共用部清掃のポイントをまとめて」
テナントへの通知文作成	点検や断水などの案内文を自動作成	「5月1日の排水設備点検のお知らせ文をテナント向けに作ってください」
作業データの要約・分析	複数の報告書から傾向や改善点を抽出	「この3ヶ月のトイレ清掃報告をまとめて、傾向と改善点を示してください」
チェックリストの作成	点検・清掃の確認用チェックリストを作成	「空調機点検用のチェックリストを作ってください」

図10：ビルメンテナンス業務の活用例

例として、巡回スケジュール表のテンプレートを作成させてみました。（図11）

プロンプトは”巡回スケジュール作成担当ごとの予定表を作成「今週の巡回スケジュールを3人分作成してください。ビルA・B・Cをカバー」”です。

2． ChatGPTの使いどころをつかむ

組織を管理する立場の方は、ChatGPTなどの生成AIを導入する勘所を押さえておきましょう。（図12）

特徴カテゴリ	内容	補足・効果
反復的で時間を要するテキスト業務	定型文作成、議事録・レポート要約、マニュアル更新など	頻発する作業ほどコスト削減効果が大きい
一定の品質が求められるが専門知識は不要	表現の工夫が重視される資料作成、形式に沿った事務処理など	下書き生成で効率化、軽微な修正前提で活用可能。法律・経営判断等は慎重に
大量のデータやナレッジを扱う業務	ナレッジ検索・要点抽出、情報整理、データ分析、社内ナレッジ共有など	膨大な情報処理が得意。ドキュメント資産が多い環境では特に有効
人手不足・サービス拡大ニーズの現場	人員不足対応、24時間・多言語対応など	仮想人員として活躍。中小企業など少人数体制に有利。深夜・休暇中の代替対応も可能
デジタル化された業務環境	業務データのデジタル化、OCRの利用、ネットワークポリシーにより外部AI利用が許可されていること	導入スムーズに進行可能。紙媒体中心の職場はまずデジタル化から開始が必要

図12：ChatGPT 導入に適した業務の特徴とポイント

3．画像生成が飛躍的に能力アップ！

さて、このコラムの連載時に、ChatGPTの画像生成機能が更新されました。今までの「DALL·E（ダリー）」と呼ばれる画像生成機能よりも大幅に表現力が高まっています。チャット入力欄に「〇〇の絵を描いて」と指示するだけで、今まで以上に表現力に富み、日本語の埋め込みも強化された画像が生成されます。
OpenAIのサムアルトマンがX（旧Twitter）のサムネイルで「ジブリ風」の画像にしたことで話題になりました。
例えば「ビルメンテナンスで夏のオフィスの空調が快適になり、喜ぶビジネスパーソンたちを表すイラストを縦長に描いて」というプロンプトで作成した画像はこんな感じになりました。（図13）

日本人好みのイラストになっていますね。
また、ビルの清掃業務のイメージポスターの作成例もごらんください。（図14）

この画像のプロンプトは「女性スタッフが電話でビルの清掃の問い合わせを笑顔で受け付けているイラストを描いて。「ビルの清掃なら株式会社〇〇」、お問い合わせの電話03-999-999を見やすく入れてください。」です。

画像生成機能の使い方の一覧も参考にしてください。（図15）

活用カテゴリ	利用例	指示の工夫ポイント
ビジネス活用	・プレゼン資料用の図解やイラスト作成・マーケティング用のビジュアル（チラシ、ポスター）・業務マニュアルの挿絵	シチュエーション・登場人物・色調・レイアウトを具体的に指示
教育・研修	・学習教材の視覚化・子ども向け理解支援イラスト・マニュアル用の手順図	年齢層や対象者の知識レベルを指定
商品開発・販促	・商品のイメージCG作成・使用シーンのビジュアル化・SNS用広告画像	想定するターゲットや使用シーンを明示
キャラクターデザイン	・アニメ風キャラ制作・オリジナルマスコット作成・ブランドイメージとの連動	服装・表情・ポーズ・背景・時代設定を細かく指定
イラストストーリー	・4コマ漫画の構成・漫画風ストーリー絵作成・インスタ投稿用イラスト連作	シーンごとのセリフや起承転結の流れを先に整理
建築・空間設計	・内装デザイン案作成・ビフォーアフターの空間イメージ・空間・照明の設置イメージ	室内の用途・広さ・雰囲気（ナチュラル・モダン等）を記載
感情・雰囲気の表現	・「安心感」「夏の快適さ」など抽象的な感情を表現した画像・季節感ある雰囲気表現	感情・季節・天候・時間帯・人物の反応などを組み合わせる

図15：画像生成の活用例

どうでしょうか、誰でも利用できますし、商用利用OKの機能ですので、気軽に試してみてください。

※この記事にはChatGPTで生成された内容が含まれます。

◆◇◆

【本記事は連載の第4回です。これまでの回もあわせてご覧ください】
■第3回：「ChatGPTに質問する」、「ChatGPTの各種機能・画面解説」
■第2回：「ビジュアル機能」と「ビジネス活用での注意点」
■第1回：生成AIのChatGPTって何？

【著者紹介】

杉山貴思（すぎやまたかし）

【現職】G-word（グッドワード）代表
【肩書】次世代人工知能学会副会長／ソブリンAIプロデューサー／ビジネスコンサルタント

ChatGPT 等の生成AIを中心にテーマとして全国で登壇活動をこなす。衆議院会館や国連大学、早稲田大学、学習院大学、山形大学等で登壇し、生成AIのデモンストレーションが参加者から好評。国内初の（一社）日本情報技術協会認定AIプロデューサーで企業・組織のイノベーションを指導する実力者。複数の大学教授らとのAI研究に参加。ECコンサルタントとしても多数の実績がある。小冊子やハンドブック、雑誌コラムなど執筆もこなす。YouTubeに最新のビジネス情報を公開し、大学関係者や企業家等から好評を得ている。
【Webサイト】
https://www.g-word.jp/
https://ameblo.jp/g-word